Poslovno pismo Bonton od A do Ž

Sadržaj:

Sigurno nikada neće pasti na pamet reći šefu: „Pozdrav, prijatelju! Kako si? „Osim onih rijetkih prigoda kada mu je lice i dobiti na glavi, i prijatelj, on ne odgovara. U isto vrijeme u toku službene korespondencije dopustimo da nas još ambicioznije bloopers. Ali, znate etiketa poslovno pismo je potrebno da izgledaju čvrsti i imaju dobar ugled. Mi Tear pred tobom u sve velove koji skrivaju istinu, i objasniti kako pravilno komunicirati s poslovnim partnerima.

load...

Specifičnosti poslovnog odnosa

Ako želite shvatiti kako pisati na posao, morate znati što poslovna komunikacija se razlikuje od uobičajenog. Kao i svaki drugi, to uključuje razmjenu informacija i percepcije interakcije s drugima. No, glavno obilježje poslovne komunikacije je da gotovo da i nema osobnu komponentu. Na primjer, na poslu ili u bilo kojem javnom organizacije, skoro smo ne pokazuje bilo kakve neobične osobine karaktera ne šalim, ne viči, ne plešu, itd … Naprotiv, stavili smo na masci mirno, pristojno i poslovni čovjek koji ne proshibesh.

U poslovnoj komunikaciji nije mjesto na emocije. Bilo koja od svojih partnera, kolegama ili klijentima nisu zadovoljni, ako odjednom počnete plakati ili skočiti za radost. Ne, naravno da niste robot, ali nešto blizu njega. Barem, morate izbjegavati svijetle i duboke emocije.

Još jedna značajka poslovne komunikacije – to je nemoguće zaustaviti kada vi to želite. To je, to se događa u svakodnevnom životu, kao što je kada govorimo in-zakon ili mojim roditeljima. No, sasvim je nemoguće da ode, ako kupac ili poslovni partner nešto pitati u profesionalnom području. Isto ignorirao pisma, poruke i telefonske pozive – postoji opasnost od gubitka posla nakon toga. Zato su razni zahtjevi za radna mjesta tako popularna linija oko razine stresa i raditi kao tim, jer ti u poslovnom okruženju moraju suočiti i nositi se sa svim vrstama ljudi.

load...

U poslovnoj komunikaciji je uvijek cilj. Ako je kuhinja s prijateljima da ćeš samo razgovarati (iako za to, također, su njihove potrebe), onda ste došli na posao s nekim ljudima s prilično jasnim začeća. To može biti rasprava o projektu, planiranju organizacije za sljedećih šest mjeseci, ili bilo što drugo. Prema tome, ova značajka čini karakter poslovne komunikacije: kontinuirana, „suhi”, brzo, čisto i bez digresija. Barem, to je kako stvari funkcioniraju u većini situacija.

Ukupno etiketa poslovni pisanje

Naravno, pisani jezik je vrlo različita od verbalnog: tamo ne možete intonacija akcente. A pravila etikete u ovom slučaju je puno više – barem tako čini u ovom trenutku, kad se odlučite napisati poslovno pismo.

Također treba spomenuti papir. Ako ranije, govoreći o pismu, odmah zamisliti snijeg-bijele omotnice, spušta u poštanskom sandučiću, ali sada se situacija promijenila. Redovna pošta su sve manje i manje, dok je e-dobivanjem zamah. Ne treba zaboraviti da je papir za pisma mora biti savršeno čista i ne zgužva – to je pitanje ugleda. Poželjno je da imaju zaglavljem s logotipom i telefonske brojeve za poslovnu korespondenciju. Sve osim naslov stranice moraju biti numerirane.

Međutim, obična pošta sve više koristi neće slati e-mailove i poslati ugovore i druge poslovne dokumente. Komunikacija je dano na milost i e-mailova. Usput, kada je potrebno brzo riješiti bilo koji problem i odgovarajuće liječenje i pozdrav svakom ponavlja poruku može se izostaviti. Ali prvo slovo ionako mora početi s dizajnom ovako: „Poštovani gospodine Smith …”.

U pisanom obliku (naročito poslovni) posebnu važnost pismenosti. Kada ste tek u razgovoru s nekim, samo izbjegavati namjerno govora pogreške i hrapavost, pravilno stavljanje naglaska. U pismu se također može postati jasno sve svoje znanje praznine Horvatskogo jezik. Stoga, ako se ne osjećate sigurni u vlastitoj pismenosti, prije slanja pisma bolje još jednom provjeriti za gramatičke pogreške. Ne zaboravite napisati početak rečenici velikim slovom i organizirati interpunkcijskih znakova, jer bez toga, vrlo je teško razumjeti značenje poruke. Koristite praznine i točkice za strukturiranje teksta.

Govoreći o stilu komunikacije, ne treba zaboraviti da je vaše pismo na prvom mjestu, mora biti „čitati”. To je, to je preporučljivo izbjegavati složene strukture multi-level i suvišnih riječi (osim kad – odvjetnik, ili je to potrebno korespondencija). Donesite žive primjere, razrijediti tekst dijagrame i grafikone – čini informacije intuitivno i čisto. Jezik poslovne korespondencije, za razliku od uobičajene, često prepuna žargon i klišeja – to je etiketa norma.

Nijanse poslovne korespondencije

Iznad smo razgovarali o općem etiketa poslovne korespondencije. Međutim, postoji više nijansi opisani dostojanstvo nije nešto što zaseban članak, ali je cijela knjiga. Izabrali smo za vas najpopularnije i važne značajke poslovno pismo. Molimo pronaći ih.

Struktura poslovnog pisma

Kao i bilo koji drugi, poslovno pismo ima jasnu strukturu. Osim ako je to obično dovoljno mogu uvelike varirati od slučaja do slučaja, a ovisno o vašim željama, u obavijesti usluga ima prilično stroge pravopisne pravila. U isto vrijeme ne postoji niti jedan standard po kojem je napravljen većina pisama – obično imaju svoja pravila svake tvrtke. Međutim, nudimo najveći opći okvir za elektroničke registracije poslovno pismo koje će biti relevantne u devedeset posto slučajeva.

  1. „Cap” pismo odgovara korporativnom stilu

    Zapamtite, malo iznad, razgovarali smo o potrebi za svaku tvrtku da imaju svoje čvrste oblike marka papira? Isto vrijedi i za e-poštu. Ako još uvijek ne postoji, onda ponuditi ovu inicijativu nadređene. Naravno, tehničku podršku odjel svoje prokletstvo, ali pismo iz vaše organizacije će izgledati čvršće.

  2. Pozdrav

    Poslovni poruka nije nužno pozdrav kao takva (riječ „zdravo” i „Dobar dan) – umjesto toga, preporučljivo je odmah kontaktirati primatelja po imenu i prezime. Međutim, ako međuljudskih korespondencija, ali koja nosi formalni karakter, bilo bi primjereno poprivestvovat sugovornika u prvom pismu.

  3. Glavni sadržaj pisma

    Ovaj dio je Svevišnji informacija opterećenje: u njemu otvorite svrhu liječenja. Takvi aspekti mogu biti više, odnosno, svakog izlaganja mora započeti s jednom stavkom. Izolacija je neophodno zbog činjenice da o svakom pitanju, u pravilu, da se samostalna odluka. Primjeri uključuju sljedeću rečenicu: „pitati”, „objaviti”, „ponuda razmatranje”, itd … Ne zaboravite da je unutar dimenzije također ima svoju vlastitu strukturu. Morate opravdati zahtjev hitnosti, da bi se otkrilo njegov sadržaj opisuju očekivani ishod u slučaju zadovoljavajućeg odgovora i formulirati određene garancije za primatelja.

  4. Zbogom

    Za razliku od uobičajenog razgovora, u poslovnim pismima ne koriste izravni govor formule. Svrha završnog fraza je izraz poštovanja i posveta pristojnosti. Na primjer, „S poštovanjem”, „najbolje želje”, „poštovanje”, „unaprijed zahvalan na odgovoru”, itd …

  5. Osobni potpis

    U njemu navedite prezime, ime i prezime, položaj (eventualno s nazivom odjela), kao i kontakt brojeve mora biti naznačeno. Bez toga, često je vrlo teško ostati u kontaktu s čovjekom. Usput, tu je sada mogućnost elektroničkog potpisa. To je posebna datoteka s tekstom potpis koji se automatski pričvršćenoj na kraju svake poruke. Njegova uporaba smatra se dobar oblik u velikim tvrtkama. Osim toga, to može djelovati kao nenametljiv oglasa u vašoj organizaciji. Ako govorimo o veličini, elektronički potpis ne bi trebao biti više od pet ili šest redova i prelazi iznos od sedamdeset znakova.

  6. Link na web stranicu i logo organizacije

    To je isti elementi korporativni identitet, kao što zaglavljem. Također, ako vam poslati promotivne ponude ili ponude za suradnju, onda primatelji će biti zadovoljan činjenicom da ne trebate tražiti kroz cijeli internet u potrazi za informacijama o tvrtki.

To treba imati na umu da je to prilično svestran struktura može varirati ovisno o vrsti poruke. Promotivni štand, hvala, garancija i pokriti pismo, pozivnice, obavijesti, izjave, podsjetnici, poruke, upozorenja i zahtjeve. No, gotovo svi od njih primijeniti ovu strukturu.

E-mail veličina propisano etiketa pravila sasvim jasno: u pravilu, mora biti manje od dva puta od rukopisu. Ako želite poslati veliku količinu informacija u tijelu pisma je bolje staviti kratki popratni tekst, a sve pitanju ostatak kao zaseban prilog. U slučajevima u kojima ima veliku količinu više od jednog megabajta, odredište bolje o tome upozoriti – nije sve tvrtke plaćaju za neograničen pristup internetu.

Odgovaranje na poruku

Vjerojatno ste primijetili da kada pritisnete „A” ( „Odgovor”) prilikom slanja poruke temom odgovor pojavi veliko slovo čestica „Re …”. To će pomoći da primatelj razumije poruku o tome što si rekao. Tekst u prethodnoj poruci pojavljuje u prozoru. Operite ga ili spremiti – to je pitanje.

To sve ovisi o tome što razina formalnosti ima korespondenciju. Jednostavno rečeno, ako razgovarate s prijateljem ili neke druge osobe s kojom je opcija vrlo formalni stil, možete izbrisati višak, ostavljajući liniju koja omogućava da razumiju što se događa u razgovoru. Radi lakšeg snalaženja, možete podijeliti svoje pismo na one iste citate i pod svaki od njih staviti njegov odgovor. Ako se korespondencija treba biti u svim formalnostima, vi ste njegov sadržaj netaknut.

Govora formula

Kao što možete vidjeti, poslovna pisma gotovo u cijelosti izgrađen na svim vrstama klišeja i klišeja – stabilne ekspresije, pokazuju određenu pojavu. Vrlo je korisno imati na ruci „kasicu-prasicu” od tih istih formula, koji se mogu kombinirati jedni s drugima i pisati duga pisma u polu-automatskom načinu rada. O obveznom pozdrava smo pisali ranije, tako da smo okrenuti manje događa, ali jednako relevantni misli.

  • Izraz žaljenja: „Žao nam je obavijestiti vas …” „Na žalost, ne možemo prihvatiti …” „Na žalost, suočeni smo s …”;
  • Pohvala: „Hvala ti za …” „Dopustite mi da izrazim svoju zahvalnost vama …” „S obzirom na svoj ogroman doprinos …” „Zato što su vodeći stručnjaci u svom području”, „Hvala ti za …”;
  • Poziv, istaknuo pozitivne emocije: „Bilo bi nam drago čuti od vas …” „Molim te, prihvati naš poziv, i nadamo se da imate vremena …” „Počašćeni smo vam ponuditi ….” „Drago nam je da vas pozvati … „;
  • Posljednji izraz: „Nadamo se za daljnju suradnju”, „Radujemo vam nove ideje”, „izražava uvjerenje da će taj problem biti riješen u skoroj budućnosti”, „Mi vam uspjeh”;

Razdoblja odgovor za e-poštu

Dakle, što ste poslali poruku, a još uvijek nema odgovora. Logično je da se počnete brinuti da li je primatelj primio poruku. Kako bi izbjegli ovu neugodnu situaciju u budućnosti koristiti „primitak”, zahvaljujući kojima će biti automatski poslao potvrdu da je vaša poruka je pregledan. Ili unesite string sa zahtjevom da se to učini u SMS poruci. Alternativni način za provjeru je također jednostavan poziv primatelju s pitanjem o isporuci pismu.

Općenito, u skladu s normama poslovne komunikacije etiketa odgovor ne bi trebao biti odgođen za razdoblje od više od dva dana. Ako vam treba više vremena, onda biste trebali obavijestiti svog partnera dopisno. I, naravno, ne zaboravite da je odgovor treba sve e-poruke (osim možda očite spam) – garancija vašeg poslovnog ugleda.

Svako pravilo podrazumijeva određenu društvenu aranžman koji olakšava sudionike da komuniciraju njihove interakcije. No, nepoznavanje tih pravila može donijeti puno problema dopisno partnera. Stoga ispišete članak i objesiti ga na monitoru – i vrlo brzo sve naše zglobni normi i sami će biti uključeni u vašoj svijesti, ne bi vam bilo kakve neugodnosti.


load...